Kompetenzen und Kontrolle

3.6. Kompetenzordnung
Gemäss den im schweizerischen Aktienrecht erwähnten unentziehbaren und unübertragbaren Aufgaben, den Statuten sowie dem internen Organisationsreglement der Helvetia Patria Holding verfügt der Verwaltungsrat über folgende wichtigste Kompetenzen:

• die Oberleitung der Gesellschaft,
• die Festlegung der Grundzüge der Organisation,
• die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle und der Finanzplanung,
• die Ernennung und Abberufung der Mitglieder der Gruppenleitung,
• die Oberaufsicht über die Führung der Geschäfte,
• die Erstellung des Geschäftsberichtes sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse,
• die Genehmigung von wichtigen Rechtsgeschäften.

Eine detaillierte Kompetenzverteilung zwischen dem Verwaltungsrat, seinen Ausschüssen sowie der Geschäftsleitung ist im Anhang I des Organisationsreglementes aufgeführt.

3.7. Informations- und Kontrollinstrumente gegenüber der Geschäftsleitung
Der Verwaltungsrat wird auf mehreren Wegen über die Aktivitäten bei der Helvetia Patria, den Geschäftsverlauf und die Entwicklungen im Markt informiert. So lässt er sich anlässlich seiner Sitzungen regelmässig orientieren über

• Inhalt und Verlauf der Diskussionen sowie die getroffenen Beschlüsse und Anträge in den Ausschüssen, deren Protokolle ihm jeweils umgehend zugestellt werden,
• Geschäftsverlauf und Markt sowie die wichtigsten Projekte, nach Bedarf durch die einzelnen Länder- und Bereichsverantwortlichen,
• Stand des Budgets und anderer Jahresziele,
• Ergebnisse und Erkenntnisse der Externen und Internen Revision aus ihren Überprüfungstätigkeiten,
• Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Vorschriften,
• wichtige Besonderheiten und Ereignisse, die die Interessen von Stakeholdern betreffen könnten.

Die Mitglieder des Verwaltungsrates erhalten wöchentlich die wichtigsten Zeitungsartikel zu Themen der Unternehmensführung und -kontrolle sowie zur Assekuranz; monatlich die wichtigsten Zahlen zum Geschäftsverlauf sowie vierteljährlich ausgewählte Analysen und Lageberichte zu Markttrends, Marktteilnehmern und besonderen Ereignissen. Die regelmässigen Berichte an den Verwaltungsrat und dessen Ausschüsse sind in Anhang II des Organisationsreglementes im Detail festgehalten.

In den Sitzungen kann jedes Mitglied des Verwaltungsrates von den anderen Mitgliedern und von der Geschäftsleitung Auskunft über alle Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen. Ausserhalb der Sitzungen kann jedes Verwaltungsratsmitglied von der Geschäftsleitung Auskunft über den Geschäftsgang oder einzelne Geschäftsvorfälle und/oder Einsicht in Geschäftsdokumente erhalten.

Dem Verwaltungsrat steht zudem die Interne Revision als Prüfungs- und Kontrollinstrument zur Verfügung, welche die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Auflagen sowie interner Richtlinien und Weisungen überwacht.

Ebenfalls erhält er Berichte zu den allgemeinen Entwicklungen und spezifischen Aktivitäten bei der Helvetia Patria in den Themenbereichen Risk Management, Compliance, Corporate Governance und Umwelt.